Langkah menulis e-mail yang baik dan professional (with a special sample)

E-mail sekarang ini merupakan media komunikasi yang sudah tidak asing lagi digunakan, beda dengan beberapa waktu lalu ketika internet dan ponsel pintar belum begitu banyak digunakan, penggunaan email waktu itu masih digunakan oleh kalangan tertentu saja, semacam akademisi dan pengusaha.

Hal yang berbeda terjadi sekarang, dengan adanya social media, yang rata-rata membutuhkan alamat e-mail untuk membuat akun, penggunaan e-mail pun semakin meningkat. Tentunya, tidak hanya buat sekadar registrasi akun social media, namun juga berbagai macam hal yang lain.

Berjalan kedepan, diyakini penggunaan e-mail bakalan semakin massif, terutama dalam konteks di sekolah, melamar pekerjaan, beasiswa, kehidupan sehari-hari, atau bahkan pacaran (ini serious lho, kisah nyata!)

Melihat urgensi dari pemakaian e-mail yang baik dan benar (kata Budi), KakangWeb akan mencoba memberikan beberapa langkah untuk memastikan e-mail yang kalian tulis keren. 

1.       Untuk tutorial ini, e-mail yang ditulis merupakan e-mail dalam Bahasa Inggris.

2.       Sebelum membuat emal, salah satu hal yang harus diperhatikan oleh para calon pengirim email adalah alamat e-mail yang dimiliki. Pastikan, alamat e-mail yang kalian miliki professional.

3.       Tanda-tanda alamat email kurang professional: Akyucayangdia007@gmail.com; Agusmuaniisbgtt899@kaka.com; dewimanieessekali@dodo.com.

4.       Usahakan membuat alamat email sesuai dengan nama kalian, tanpa angka, dan tidak terlalu panjang, contoh: KakangWeb@something.com.

5.       Setting nama dan photo profile yang juga professional pada akun email kalian ya.

6.       Oke, sekarang kalian siap untuk mengirim email.

7.       Email pada dasarnya terdiri dari: Alamat yang dituju, judul email, pendahuluan email, isi email dan penutup.

8.       [ALAMAT EMAIL]: Pastikan alamat yang kalian tuju benar. Gunakan CC atau BCC kalua diperlukan. CC adalah tembusan email, dimana yang dituju dan yang ditembusi bias melihat para recipients (bingung? Baca ulang, dude!). Meanwhile, BCC, merupakan tembusan dimana yang ditembusi dan yang dituju tidak bisa saling tahu (masih bingung? Ngga usah buat kirim email, lol)

9.       [Judul Email]: Usahakan membuat judul yang singkat, jelas, tepat, perkasa, kokoh dan tak tertandingi. Contoh: Questions with regard to the admission process (tanpa titik)

10.   [Pembukaan]: Awali e-mail dengan ‘Dear’ lalu Mr./Ms., [PENTING]: dalam email tidak disarankan menggunakan Mrs. [PENTING]: Lanjutkan akhiran dengan nama belakang penerima.

11.   [Pembukaan]: Sampaikan salam atau pembuka email: ‘I hope this email finds you well’ (or something like that)

12.   [ISI]: Awali isi dengan kata-kata seperti: ‘I am writing to you to…’

13.   [ISI]: Buat isi email sesingkat dan seringkas mungkin; usahakan tidak lebih dari 3 paragraf, dimana masing-masing paragraf memiliki inti ide yang jelas. Ingat, email merupakan jalur komunikasi yang biasanya digunkana oleh orang-orang professional, so you need to value simplicity and time.

14.   [Penutup]: Akhiri isi email dengan kalimat seperti: ‘Look forward to hearing from you…’

15.   [Penutup]: Akhiri email dengan salam penutup: 'Kindest regards,' (dengan koma)

16.   [TIPS]: Make sure tidak ada typo dan proof read jika diperlukan.

17.   [TIPS]: Usahakan untuk membalas email masuk tidak lebih dari 24 jam setelah email diterima (atau pada kesempatan tercepat)

18.   [TIPS]: Jangan meng-capslock seluruh judul email

19.   [TIPS]: Tidak disarankan menggunakan tanda seru dan emoticon pada email!!!

20.   Celece deh!

21.   Questions? Write them below.

22.   [CONTOH EMAIL]

Judul:

Questions with regard to the admission process

ISI: